Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA)

El SIGDA es un conjunto integrado y normalizado de principios, políticas y prácticas en la gestión de documentos y el sistema institucional de archivos del ente obligado (Lineamiento 1 de Gestión Documental y Archivos del IAIP).

¿Cómo funciona el SIGDA?

1. En primer lugar, mediante la creación de una Unidad llamada: Gestión Documental y Archivos (UGDA). Si bien la LAIP menciona el nombramiento de un funcionario/a, éste debe contar con la autoridad que le permita elaborar normativa, velar su cumplimiento, gestionar los recursos y coordinar con todas las unidades productoras de documentos; en otros casos, con personal que labora en la red de archivos de la institución. Además, las labores administrativas mencionadas de la gestión documental requiere este grado de autoridad para ser formuladas, aprobadas, ejecutadas y evaluadas dentro del control interno institucional. En los Lineamientos 1 y 9 se podrá encontrar más detalle al respecto.

2. Seguidamente, dotar de personal idóneo según las dimensiones y capacidades de la institución. Por ejemplo, el número de unidades productoras y el volumen de documentos producidos y acumulados tanto en ellas como en el archivo central, así como la presencia en otros puntos de la capital o en el interior del país, el volumen de los archivos especializados y la demanda de éstos… son elementos a considerar para contar además con un jefe/encargado del archivo central, periféricos y especializados, ya sea dentro de la UGDA o como parte de sus respectivas dependencias; lo que se busca es ser homogéneos normativamente y descentralizados operativamente. El Lineamiento 2 aborda los perfiles de las personas que deben integrar esta Unidad y sus servicios.

3. Entender que la información es un sistema que inicia en los archivos de gestión y se expresa a través de documentos y el conjunto de estos conforman archivos que funcionan a través de un ciclo que comienza en el diseño, producción, envío-recibo, utilización, acceso y termina en la conservación y eliminación de los mismos. La carencia de su regulación ha generado la producción y acumulación incontrolada que dificulta el acceso tanto para la toma de decisiones como el ejercicio de los derechos de la población y los intereses del Estado.

4. El Archivo Central juega un papel fundamental dentro del sistema, ya que cierra el ciclo que comienza en los archivos de gestión. Permite descongestionar a los primeros archivos para resguardar aquellos documentos que previamente han sido valorados y definidos para su conservación temporal o permanente. En tal sentido, además de contar con las condiciones adecuadas de conservación, debe ser un espacio de trabajo limpio, ventilado y agradable para el trabajo bajo normas de seguridad laboral contenidas en el Lineamiento 7.

5. La normativa que regula el SIGDA es otro componente clave para su funcionamiento. Tradicionalmente esta labor ha sido empírica, práctica, carente de estándares y asociada a la "sabiduría" individual de quien ejerce estas funciones. Por lo tanto, el trabajo archivístico se realizaba únicamente cuando los documentos llegan en grandes cantidades al archivo central y no existía una articulación entre este y los demás archivos que forman parte del sistema. La normativa entonces, surge para vincular a todos los archivos del sistema, normalizar y regular las prácticas archivísticas, hacer conciencia por parte de todas las áreas productoras de documentos, para responsabilizar a la institución sobre los documentos como parte de sus activos y riesgos; y finalmente, para que el sistema sea sostenible en el tiempo.

6. El uso de las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación) en la gestión documental debe ser una relación articulada, ya que la producción, reproducción, circulación y acceso a los documentos se realiza total o parcialmente empleando alguna aplicación o equipo informático, independientemente de la validez legal o de su formalización en papel. La falta de articulación mencionada ha contribuido grandemente a la explosión y dispersión documental generada por la reproducción excesiva e innecesaria, así como el duplicado de documentos en soportes digitales que acarrea costos adicionales (y por lo general mayores) a la papelería de oficina.

7. Finalmente, el SIGDA se traduce en instrumentos archivísticos que expresan la forma en que se organizan los documentos y su disposición. Es el producto de los aspectos mencionados con anterioridad en el cual participan las áreas productoras que garantiza además su fiel reflejo y cumplimiento de la misión y del control interno.

Fuente: Lineamiento 1 para la creación del sistema institucional de gestión documental y archivos, Instituto de Acceso a la Información Pública.