Haremos una introducción a la identificación y apropiación de los contenidos sobre el marco conceptual de la archivística y la gestión documental, haciendo énfasis en la importancia de ambos elementos para modernizar la organización de la información pública.
Como personal técnico de las unidades de gestión documental y archivos, el manejo de los conceptos básicos en estas áreas permitirá llevar a cabo las funciones sustantivas que exigen los Lineamientos de Gestión Documental y Archivos (GDA) para la implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA).
La generación de competencias en archivística requiere el manejo de conceptos básicos en relación a esta materia. La ausencia de profesionalización (grado académico especializado para archivística y la gestión documental) en esta materia dificulta el desarrollo de estas competencias. Preguntas como:
¿Qué es la archivística?
¿Cuál es su objeto de estudio?
¿Qué es un archivo?
¿Qué es un sistema institucional de archivos?
¿Qué es la gestión documental?
Son algunas interrogantes cuyas respuestas todo personal técnico de una UGDA debe conocer. A manera de síntesis y de forma general trataremos de dar respuestas a esas interrogantes.
¿Qué es la archivística?
Dentro de las ramas de saber humano, la archivística se ha consolidado como una ciencia que agrupa el conjunto de conocimientos sistemáticos referentes a la organización de la información, y que puede conceptualizarse de la siguiente forma: "es el estudio teórico práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos, entendiendo por archivo tanto a los documentos como a su entorno, su organización en edificios e instalaciones adecuadas" (Consejo Internacional de Archivos).
De la definición anterior podemos identificar dos ideas principales:
1. El objeto de estudio de la archivística son los archivos a través de una teoría y práctica metodológica.
2. Existen dos acepciones del concepto de archivo:
La primera vinculada al conjunto orgánico de documentos producidos en el desarrollo de una actividad (versión moderna).
Y en segundo lugar, vinculada al lugar donde se guardan los documentos (versión tradicional).
Si bien es cierto, en la actualidad se utilizan ambas acepciones a cerca del término "Archivo", para efecto del desarrollo de este tema, nos enfocaremos en la primera acepción. Con el objeto de comprender ¿Qué es un archivo? ¿Cómo se compone un archivo? y ¿Qué es un documento?
¿Qué es un archivo?
Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de cualquier época o cualquier soporte, incluidos los informáticos. De la definición anterior, es importante destacar su característica como conjunto orgánico, es decir, los documentos son el resultado de un proceso natural fruto siempre de unas funciones administrativas encaminadas a realizar un servicio público. Por tanto, nunca podremos llamar archivo a una colección de documentos resultado de un acto voluntario tendente a acumular información para ponerla al servicio de una colectividad como hace un centro de documentación, o bien a la reunión de documentos dispersos reunidos sólo por su materia como si de piezas de museo se tratarse.
¿Qué es un documento?
Los archivos se componen de documentos que constituyen un registro de información fijado en un soporte, que sirve de prueba o testimonio material de un hecho o acto de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas como consecuencia del ejercicio de sus actividades.
No todos los documentos son iguales, los hay según su naturaleza, su función, su soporte, etc. En el caso que nos ocupa, nos referimos a los documentos de archivo que se definen como aquellos que son producidos en cualquier soporte físico (papel, películas, magnéticos, digitales y electrónicos) expresados ya sea en texto, imagen, sonido y multimedia el cual es producido-recibido-acumulado por determinada gestión, proceso o actividad; y es de carácter auténtico, objetivo, imparcial, seriado, único y forma parte de un conjunto orgánico de documentos. A esto podemos agregar que, si es producido dentro de la administración pública, éstos se encuentran regulados directa o indirectamente por un marco normativo ya sea de tipo legal (ley, reglamento, etc.) o de procedimientos (manuales, instructivos) internos de la institución.
Estructura del documento
Soporte: es lo que ofrece corporeidad física, existen soportes de transmisión directa (papiro, pergamino y papel) e indirecta (se exige la transmisión a través de una máquina intermediaria que son los documentos audiovisuales y los soportes informáticos).
Información: se refiere al hecho que se transmite.
Registro: se refiere a la fijación de la información en el soporte, mediante impulsos o informes electromagnéticos, manuscrita e imprenta.
Asimismo, los documentos poseen caracteres externos e internos que los identifican como tal, entre estos podemos mencionar:
| Externos | Internos |
| Clase: textual, gráficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos. Tipo: jurídico, administrativo, literario, artístico (por su estructura) Formato: carta, oficio, disquetes, JPG, medidas en milímetros base por altura. Cantidad: folios, volúmenes, bits. Forma: original, copia simple, copia certificada. | Entidad productora: autor puede ser persona física, pública o privada. Fecha de producción: datación crónica. Lugar de producción: datación tópica. Orígenes funcionales: función. Contenido: asunto o tema. |
Entre los elementos que identifican a los documentos encontramos:
AUTENTICIDAD: elementos que identifican su validez, que no es falso. Ha sido creado o enviado por la persona y el tiempo que se presume.
FIABILIDAD: su contenido puede ser creído como una representación exacta y completa.
INTEGRIDAD: completo y no ha sido alterado.
MANEJABILIDAD: es accesible, puede ser localizado, recuperado y se puede utilizar.
Uno de los aspectos que se debe de tomar en cuenta cuando se habla de documentos es su ciclo de vida, los documentos poseen etapas sucesivas por las que atraviesan, desde su producción o recepción, su utilización hasta su conservación y eliminación. Cada una de estas etapas son reguladas por la gestión documental como se verá más adelante.
Aunado a lo anterior, los documentos poseen valores que es preciso identificar y determinar pues de ello depende el tratamiento archivístico en cada una de las etapas mencionadas, siendo éstos:
Valor primario: se refiere a la razón primaria por la cual son creados los documentos, es decir para dar cuentas, informar o tomar decisiones que afectan a determinados segmentos de la población, de la legislación y en fin, del quehacer público. Estos son:
Administrativo: está en los documentos producidos o recibidos por cualquier entidad con el objeto de responder a una necesidad administrativa mientras dura su trámite, el cual puede contener además uno o varios de los valores siguientes:
· Contable: tiene utilidad o aptitud para dar soporte al conjunto de cuentas de la institución.
· Fiscal: expresa movimientos de dinero y sirve de testimonio para las obligaciones tributarias.
· Legal: de testimonio ante la ley y ante las instituciones que velan por la aplicación de determinada ley. También tienen este valor aquellos documentos del Estado que afectan el orden general: decretos, acuerdos, actas, resoluciones; y otros que sustentan derechos reales, registro civil, contratos, convenios, etc.
· Jurídico: son aquellos que se derivan derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común. Ejemplo: poderes, testamentos, denuncias, recursos, juicios, escrituras públicas, etc.
· Técnico/científico: son los producidos por una institución a través de instancias específicas que reflejan aspectos misionales, es decir, la razón para lo cual fueron creadas; entre los cuales pueden comprender expedientes, informes y estudios técnicos sobre temas sociales, legales, económicos y de otra índole que reflejan.
Valor secundario: se refiere a valores que los documentos -ya sea en general o determinados- adquieren con el tiempo o incluso, al momento en que éstos son producidos a raíz de procesos sociales, políticos, económicos, culturales y que por lo tanto, merecen su conservación, acceso y difusión para construir la memoria colectiva, el desarrollo de las ciencias y en muchos casos, la justicia y reparación a los derechos de la población o a los intereses del Estado.
De lo anterior es necesario aclarar que los documentos pueden contener más de un valor, sea primario y secundario a la vez, pero identificarlos requiere de la metodología archivística de identificación documental para tomar todas las medidas necesarias que garanticen los elementos de autenticidad, fiabilidad, integridad y manejabilidad en todo el ciclo de vida.
Podemos decir entonces que el objeto de estudio de la archivística son los archivos, los cuales a su vez están compuestos por documentos que se constituyen como el soporte a través del cual se maneja la información.
Desde la teoría archivística se han tomado dos principios fundamentales que buscan organizar la información:
Principio de procedencia, consiste en reunir o mantener los documentos que proceden de una misma familia, la misma entidad, el mismo individuo, sin mezclar los unos con los otros.
Principio de orden original, los documentos de un fondo documental [MLC1] deben mantener la estructura que han mantenido durante su servicio activo.
La tradición archivística y sus realidades
No obstante la teoría básica planteada, la práctica archivística en cada país está determinada por su propia tradición, es decir, que no todos los archivos funcionan de la misma manera, ya que está condicionado por aspectos fundamentales como lo la legislación y la formación de profesionales en la materia, los cuales varía en cada lugar y de ello se derivan diversas experiencias en cuanto a cómo se concibe un archivo y el tratamiento a los documentos de archivo.
En el caso salvadoreño se ha identificado que diversas prácticas de archivo en las instituciones públicas, donde se puede encontrar una o varias formas a la vez: bodega de documentos, archivos centrales con todos los documentos de la institución, archivos centrales destinados los documentos del negocio principal de la institución, oficinas productoras con archivos acumulados; e inexistencia de archivos centrales.
Ante esta situación, se propone implementar un sistema institucional de gestión de documentos y archivos, de tal manera que se integren todos los mencionados en el párrafo anterior y funcionen de manera coordinada, bajo normas y estándares que garanticen la organización, conservación y el acceso durante todo el ciclo del mismo, para fines propios de la institución y para la población mediante las garantías que establece la LAIP.
¿Qué es un Sistema Institucional de Archivos?
El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es el conjunto de Archivos que debe existir en toda institución y sobre el cual se van a desarrollar todas las actividades de la gestión documental. Es importante mencionar que todas las instituciones poseen un SIA, que está compuesto por los siguientes tipos de archivos:
¿Qué es la gestión documental?
La gestión de documentos es relativamente nueva en la literatura técnica, sus orígenes se remontan al concepto de record management, acuñado en la teoría administrativa norteamericana del siglo XX.
La gestión de documentos basa sus planteamientos en el control sobre la producción, uso y disposición del documento a lo largo de todo el ciclo de vida, entendida como la sucesión de etapas o fases por las que atraviesa un documento desde su creación hasta su disposición final, con el fin de mejorar la eficiencia y transparencia en la administración pública.
Podemos definir la gestión documental como: el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo, organización y difusión de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Con este nuevo enfoque, se pasa de la tradición archivística en la cual los documentos son tratados hasta su llegada al archivo central, a lo cual se pretende modernizar mediante la incorporación de actividades administrativas tales como la planificación, normatividad, evaluación y articulación con las tecnologías de la información y comunicación según estándares internacionales sobre la materia.
Desde el año 2015 se viene trabajando con el Modelo Regional de Gestión de Documentos y Administración de Archivos elaborado por la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) que reúne a los entes garantes del acceso a la información y a los archivos generales nacionales para estandarizar este nuevo enfoque y aplicarlo a la administración pública de cara a la transparencia y asegurar la memoria del presente para el futuro.
Fuente: Instituto de Acceso a la Información Pública.
[MLC1]Sin definir previamente
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