El presente Diagnóstico Documental y Plan de Trabajo tiene como objeto iniciar la implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental - SIGDA. En la Guía se presentan actividades y directrices específicas que servirán de apoyo para el trabajo realizado por los Oficiales de Gestión Documental y archivos.
¿Cómo funciona un Sistema Institucional de Gestión Documental?
El Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos, consiste en el conjunto integrado y normalizado de políticas y prácticas en los sistemas de gestión de documentos y de archivos de una institución. En otras palabras, es la articulación de acciones técnicas, administrativas y políticas que tienen por finalidad modernizar la organización de la información en cualquier soporte.
Es un sistema de información que permite incorporar, gestionar y facilitar el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. En sentido amplio, engloba tanto a las personas y procesos encargados de la gestión, como a las herramientas y la tecnología necesarias para llevarla a cabo.
A través de los cuatro componentes, es evidente que la gestión documental y la administración de archivos es un componente transversal de toda la administración, ya que no se limita al acceso a la información pública, sino más bien, éste es uno de los resultados a los que llega la adecuada gestión de documentos y archivos.
EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE SIGDA: MEDIBLE Y GRADUAL
La implementación del SIGDA en las municipalidades e instituciones no surge a partir de la realización de una actividad espontánea y única, por el contrario, es producto de la adquisición de un compromiso institucional en busca de mejora en la gestión documental y de todas las actividades que esto conlleva. En ese sentido, la implementación del SIGDA es todo un proceso, que deberá estar en constante revisión, constituyéndose así en una actividad permanente dentro de las municipalidades o instituciones.
Elaboración del Diagnóstico Documental en la municipalidad o institución pública
¿Qué documentos se producen en las oficinas?
Diseñar una estrategia adecuada para la implementación del SIGDA implica en primer lugar conocer ¿Cuál es la situación actual de los documentos que se producen y resguardan en las oficinas? Esto nos permitirá establecer una planificación estratégica alcanzable y medible en el tiempo, con un enfoque de Dirección por Proyectos que se ajuste a la realidad institucional. A continuación se presenta un gráfico que presenta este proceso para embarcarse.
Para realizar el Diagnóstico es indispensable contar con el apoyo de las autoridades e informar previamente a las Unidades de la actividad que se llevará a cabo.
Paso N° 1: Realizar la Reseña Histórica institucional
· La Reseña es una narración breve y compendiosa que permite ver la evolución, cambios y rupturas en las funciones, formas de gobierno y otras que afectaron el desarrollo de la institución e incidieron en la producción de documentos.
· Permite conocer la evolución administrativa y de funciones que permita de alguna manera explicar la procedencia o ausencia del fondo documental acumulado.
· Consultar documento para mayor detalle: Guía técnica de identificación y clasificación documental.
Paso N° 2: Identificación del contexto legal y administrativo
· El conocimiento del marco legal y normativo que rige las funciones que realiza la institución es uno de los requisitos fundamentales para iniciar con la identificación documental (el cual se desarrolla en detalle en la Guía Técnica para la Identificación y Clasificación Documental)
· Permite abonar al conocimiento del porqué se producen los documentos.
· Proporciona los criterios para la conformación de los expedientes y la formación de series documentales
· Abona al conocimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos, lo que genera un análisis más objetivo en la valoración y selección documental
Paso N°3: Diagnóstico de Series Documentales en las unidades productoras de documentos
· Este es un ejercicio previo al proceso de Identificación Documental que nos permitirá determinar cómo las unidades productoras conforman los expedientes y series documentales.
· Permite conocer que unidades administrativas comparten copias de expedientes y series documentales
· Para realizar esta actividad es necesario contar el apoyo de todas las unidades administrativas de la institucion
Estrategia para su realización:
· Realizar un levantamiento de documentos en cada unidad administrativa:
Nombre de la institución: _______________________________________
Diagnóstico de Series Documentales en las Unidades productoras de Documentos
Unidad administrativa: __________________________________________
Se busca realizar un levantamiento de documentos por oficina productora de documentos, incluyendo la información sobre el contexto de su producción, es decir, la normativa legal o de procedimientos que rige los trámites.
· En visita a las oficinas productoras se debe de identificar además: la instalación y mobiliario donde se encuentran los documentos, los formatos o plantillas utilizadas para producir los documentos, así como la utilización de tecnologías (correo electrónico, escáner, impresoras, etc.) para la creación, reproducción y circulación de los mismos.
· También es importante agregar las fechas extremas de los documentos acumulados en las oficinas, es decir, el año de mayor antigüedad y el más reciente.
Paso N°4: Diagnóstico del Archivo Central
El archivo central es un órgano vital para cualquier institución pública, ya que allí se reúnen los documentos que han sido seleccionados para su resguardo temporal o permanente, siendo un reflejo de la evolución institucional y fuente de la memoria nacional, por lo que debe reunir ciertas condiciones para cumplir con esta importante misión administrativa y cultural.
En este sentido, es necesario indagar si se cuenta con un espacio y condiciones adecuadas para crear el Archivo que abarca el depósito de los documentos, área de trabajo, área de consulta, oficina y bodega.
Estrategia para su realización:
El diagnóstico deberá abordar los siguientes
Infraestructura
Se debe describir la ubicación del archivo, el área total del depósito (metros cuadrados), las características de la infraestructura (tipo de pared, techos, cielo falso,) conexiones de agua, energía, drenaje.
Condiciones ambientales
Describir las entradas de aire y luz al depósito, ¿existe un control de la temperatura y la humedad? ¿Hay acumulación de polvo?
Condiciones de seguridad
En este tema, hay que plantearse las siguientes preguntas y describir a partir de ello.
· ¿Existen protocolos en cuanto a posibles situaciones de riesgo: inundaciones, incendios, terremotos, robo?
· ¿Existen sistemas de señalización que indiquen la salida de emergencia en caso de desastre? Si no se cuenta con las condiciones de seguridad, mayor razón hay que señalar en el Diagnóstico.
· ¿Con qué tipo de unidades de instalación se cuenta (en qué están resguardados los documentos)?
· ¿Cuánta estantería de archivo hay en el depósito?
· ¿De cuánto es el estimado del volumen documental? (se puede realizar a través de metros lineales)
· ¿Cuánto espacio disponible queda en el Archivo Central?
Estado de la conservación
En este tema, hay que plantearse las siguientes preguntas y describir a partir de ello.
· ¿Hay deterioro en el fondo acumulado?
· ¿El deterioro biológico es provocado por manchas superficiales, moho e insectos?
· ¿El deterioro químico es provocado por materiales externos que pueden dañar los documentos: clic, grapas fástener metálicos?
Estado de la organización de la documentación
En este tema, hay que plantearse las siguientes preguntas y describir a partir de ello.
· ¿Está saturada la documentación del fondo acumulado?
· ¿Cuál es el tipo de ordenación que posee?
· ¿Se han identificado los documentos de valor histórico o de mayor antigüedad?
En síntesis en Diagnóstico Documental constituirá una herramienta fundamental para la implementación del SIGDA, de este análisis surgirá la propuesta de planificación estratégica que responderá a las necesidades puntuales de la municipalidad.
Plan de Trabajo para la implementación del SIGDA
Una vez realizado el Diagnóstico Documental tendremos los elementos necesarios para la elaboración líneas estratégicas de trabajo que se materializaran a través de proyectos realizables en materia de gestión documental para la institución.
El Plan de Trabajo debe:
· Tener un enfoque estratégico (mediano plazo, por ejemplo 3 años)
· Ser un documento conciso, directo, donde se presenten como eje central las estrategias que la institución deberá tomar para adopción del SIGDA
· Ser factible, alcanzable y realista en cuento a la implementación del SIGDA
· Permite definir los principales actores y sus responsabilidades para el cumplimiento de los objetivos
· Este documento debe de ser elaborado por el oficial de Gestión Documental
· Servirá como propuesta de implementación del SIGDA a presentar a las máximas autoridades
Estrategias para su realización:
El Plan de Trabajo no debe sobrepasar las diez páginas, por lo que se debe sintetizar los elementos que se van a incluir, entre estos elementos están:
Introducción: en este apartado se busca responder a la pregunta: ¿Por qué debemos crear un sistema institucional de gestión documental y archivos?
- Objetivos: en este apartado se debe responder a la interrogante: ¿Qué va a lograr la institución con el sistema?
- Base legal: es este apartado se debe vaciar toda la normativa que regule la administración de los archivos: Ley de Acceso a la Información Pública, Normas técnicas de control interno específicas, Ley de Archivo General de la Nación, Ley especial de protección al patrimonio documental cultural de El Salvador.
- Resumen del Diagnóstico Documental: en este apartado se deberá hacer una síntesis de la situación de los documentos que se hizo en el diagnóstico: ¿Qué documentos componen el patrimonio documental de la institución? ¿Cómo se crean o manejan los documentos en las oficinas? ¿se cuenta con Archivo central? ¿Cuáles son sus principales deficiencias?
- Líneas estratégicas para implementación del SIGDA: se sugiere que se incorporen las siguientes líneas estratégicas, de las cuales surgirán proyectos para la ejecución de las líneas de trabajo.
Recursos necesarios: Dentro del Plan de Trabajo debe ir un apartado destinado a la gestión de los recursos necesarios para la implementación del SIGDA; la gestión de los recursos se debe orientar a dos aspectos principales:
1. Recursos necesarios para el depósito de Archivo Central:
Se debe tener en cuenta una adecuación mínima del depósito de archivo, previendo:
§ servicios de limpieza, condiciones mínimas de iluminación y ventilación.
§ Uso de estantería y cajas normalizadas de archivo
§ Compra de una computadora
§ Materiales de protección y salud ocupacional
2. Para los Archivos de Gestión/oficinas:
§ Compra de carpetas, papelería y sujetadores adecuados para expedientes o documentos importantes o estratégicos
§ Mobiliario adecuado: promover el uso de los archivadores verticales, dejando la estantería cerrada para carpetas de palanca de uso del área de adquisiciones y compras, contable y financiera.
Fuente: Instituto de Acceso a la Información Pública.
