Conceptos básicos de Archivística y Gestión Documental

CONCEPTUALIZACIÓN:

Archivística® objeto ® archivos

Archivos ®     objeto ® documentos

Documento ® objeto® información  

Gestión Documental ®objeto® administración

 

ARCHIVÍSTICA:

Es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos.

TEORÍA ARCHIVÍSTICA COMPRENDE:

•       Su propia historia

•       Su objeto o ámbito de actuación

•       Su metodología

 

PRÁCTICA ARCHIVÍSTICA COMPRENDE:

•       Las técnicas y procedimientos empleados para la conservación de los documentos.

•       La difusión de la información.

 

HISTORIA DE LA ARCHIVÍSTICA:

PERIODO PRE-ARCHIVÍSTICO ®  Antigüedad – 1841

                1.1.Época de los archivos de palacio: antigüedad.

                1.2. Época de los cartularios: Edad media

                1.3. Época de los archivos de la autoridad: Antiguo Régimen.

 

2. PERIODO DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO ® Mediados siglo XIX-actualidad

                1841: Principio de procedencia: argumentado por el francés Natalis de Wailly.

                1881: Principio de orden original: argumentado por el prusiano H. von Seybel

                1898: Manual para la clasificación y descripción de los archivos. Müller, Feith y Fruin (holandeses)

   1961: Caracteres documentos. El norteamericano Theodor Schellenberg enunció         los caracteres internos y externos de los documentos.

 

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:

Ha representado el fundamento sobre el que se ha cimentado el desarrollo de la teoría archivística moderna, sirviendo de base a su eje central:

Consiste en reunir o mantener los documentos por fondos que proceden de la misma familia, la misma entidad, el mismo individuo, sin mezclar unos con otros.

 

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:

1881: El archivista prusiano H. Von Seybel enunció el principio de orden original que consiste en:

Los documentos de un fondo documental deben mantener la estructura que ha tenido durante el servicio activo, dado por la oficina productora.

SOPORTES DOCUMENTALES:

•       El papiro: soporte de la antigüedad, fabricado a partir de una planta acuática muy común en el Nilo (Cyperus papyrus). Tuvo su decadencia a la vez que el imperio egipcio, y pronto fue poco a poco sustituido por el pergamino.

•       El pergamino: fabricado a partir de la piel de animales (reses). Su ventaja principal frente al papiro es que podía escribir en el por ambas caras, además, era más duradero y más fácil de conseguir.

•       El papel: está elaborado con pasta de fibras vegetales, lo fabricaron por primera vez los chinos. Actualmente existen muchos tipos de papel: papel de arroz, papel de cristal, papel cebolla.

•       Los soportes audiovisuales: son los que reproducen el documento y su información por imágenes o sonido. Encontramos la fotografía (documento no textual) y las microformas (imágenes fotográficas remitidas de documentos que utilizan un lector para ser leídas ej. microfichas). Otros soportes son las películas, cintas, vídeos.

•       Los soportes informáticos: registran la información por medio de símbolos legibles a máquina. Ej. la cinta magnética y los discos ópticos.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

 

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

 

  VALORES PRIMARIOS:

•       Administrativo: está en los documentos producidos o recibidos por cualquier                           entidad con el objeto de responder a una necesidad administrativa mientras        dura su trámite

•       Contable: tiene utilidad o aptitud para dar soporte al conjunto de cuentas de la institución.

•       Fiscal: expresa movimientos de dinero y sirve de testimonio para las obligaciones tributarias.

•       Legal: testimonio ante la ley y ante las instituciones que velan por la aplicación de determinada ley. También tienen este valor aquellos documentos del Estado que afectan el orden general: decretos, acuerdos, actas, resoluciones; y otros que sustentan derechos reales, registro civil, contratos, convenios, etc.

•       Jurídico: son aquellos que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. Ejemplo: poderes, testamentos, denuncias, recursos, juicios, escrituras públicas, etc. 

VALORES SECUNDARIOS:

•       Cultural-histórico: son aquellos que sirven de instrumento de información para el usuario, para la entidad y como fuente de investigación auditora, económica, social, científica, histórica, etc. Ejemplos: memorias anuales, reportes e informes de labores, de investigaciones o asuntos relevantes y correspondencia de las máximas autoridades. Abarcan los documentos que definen funciones específicas de una institución pues norman procesos técnicos y operativos. Ejemplos: manuales, proyectos, programas, normativos.

•       Valor técnico/científico: Son aquellos producidos por una institución o instancia en su aspecto misional, así como estudios técnicos sobre temas sociales, legales, económicos, científicos, etc.