Guía gráfica implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA)

La información pública contenida en los documentos de archivo tanto en papel como en digital está en poder de las instituciones públicas y municipalidades, quienes deben asegurar un adecuado funcionamiento de los archivos y documentos, promoviendo el uso de Tecnologías de la Información y Comunicación –TIC, así como la implementación de un gobierno electrónico que de acuerdo a las normas internacionales de archivos y gestión documental es obligatorio crear el Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA), para normalizar la producción, resguardo, conservación y acceso a los documentos y archivos, para fines administrativos, transparencia de la gestión pública, así como el acceso a los ciudadano o entes fiscalizadores y a la investigación científica:

Fuente: Lineamiento 1 para la creación del sistema institucional de gestión documental y archivos, Instituto de Acceso a la Información Pública -IAIP.

Guía gráfica para las buenas prácticas del SIGDA en las municipalidades e instituciones públicas

Considerando que la gestión documental es un factor clave para la trasparencia y la eficiencia de la administración pública, la implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos – SIGDA es un proceso gradual y continuo por lo que es necesario establecer metas a corto y mediano plazo para garantizar la correcta y ordenada implementación, evaluación en las municipalidades e instituciones públicas:

UGDA: Unidad de Gestión Documental y Archivos.

Fuente: Lineamiento 9 para las buenas prácticas del sistema institucional de gestión documental y archivos, Instituto de Acceso a la Información Pública -IAIP.

Guía gráfica para el acceso a la información pública a través de la gestión documental y archivos

Crear los instrumentos de la gestión documental y archivos que contribuyan a la localización de la información que refleje el desempeño de las funciones en las municipalidades e instituciones de gobierno, para garantizar el acceso a la información pública y contribuir a transparentar la eficiencia de la gestión de los funcionarios públicos:

Fuente: Lineamiento 8 para el acceso a la información pública a través de la gestión documental y archivos, Instituto de Acceso a la Información Pública.

Guía gráfica para la conservación de documentos públicos

La conservación de la información pública es una tarea de todos los funcionarios y servidores públicos, se debe implementar medidas de conservación de documentos desde la creación hasta la disposición final en las municipalidades e instituciones de gobierno:

Fuente: Lineamiento 7 para la conservación de documentos, Instituto de Acceso a la Información Pública -IAIP.

Guía gráfica para la valoración y selección documental pública

Para evitar la destrucción arbitraria y la acumulación innecesaria de documentos se deben determinar procedimientos de valoración, selección, eliminación y transferencia al archivo central, histórico o archivo general de la nación en las municipalidades e instituciones de gobierno:

Fuente: Lineamiento 6 para la valoración y selección documental, Instituto de Acceso a la Información Pública -IAIP.

Guía gráfica de pautas para la administración electrónica de documentos digitales públicos

Utilizando las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC)  en la gestión pública, las pautas para la producción y manejo de documentos y archivos en las municipalidades e instituciones de gobierno:

Fuente: Lineamiento 5 de pautas para la gestión documental electrónica, Instituto de Acceso a la Información Pública.

Guía gráfica para ordenar y describir la documentación pública

La ordenación y descripción documental son procedimientos técnicos por lo que deben formar parte de los manuales para que estas disposiciones se mantengan en el tiempo en las municipalidades e instituciones de gobierno:

 

SIGLAS UTILIZADAS

1. UGDA: Unidad de Gestión Documental y Archivos.
2. ISAD (G): General International Standard Archival Description (Norma Internacional General de Descripción Archivística).
3. ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (Norma Internacional).
4. ISDF: International Standard for Describing Functions (Norma Internacional para la Descripción de Funciones).
5. ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings (Norma Internacional para Describir Instituciones que Custodian Fondos de Archivos).

Fuente: Lineamiento 4 para la ordenación y descripción documental, Instituto de Acceso a la Información Pública - IAIP.