La conservación de la información pública es una tarea de todos los funcionarios y servidores públicos, se debe implementar medidas de conservación de documentos desde la creación hasta la disposición final en las municipalidades e instituciones de gobierno:
Fuente: Lineamiento 7 para la conservación de documentos, Instituto de Acceso a la Información Pública -IAIP.
Para evitar la destrucción arbitraria y la acumulación innecesaria de documentos se deben determinar procedimientos de valoración, selección, eliminación y transferencia al archivo central, histórico o archivo general de la nación en las municipalidades e instituciones de gobierno:
Fuente: Lineamiento 6 para la valoración y selección documental, Instituto de Acceso a la Información Pública -IAIP.
Utilizando las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) en la gestión pública, las pautas para la producción y manejo de documentos y archivos en las municipalidades e instituciones de gobierno:
Fuente: Lineamiento 5 de pautas para la gestión documental electrónica, Instituto de Acceso a la Información Pública.
La ordenación y descripción documental son procedimientos técnicos por lo que deben formar parte de los manuales para que estas disposiciones se mantengan en el tiempo en las municipalidades e instituciones de gobierno:
SIGLAS UTILIZADAS
Fuente: Lineamiento 4 para la ordenación y descripción documental, Instituto de Acceso a la Información Pública - IAIP.
Para la identificación y clasificación documental en las municipalidades e instituciones de gobierno:
Fuente: Lineamiento 3 para la Identificación y Clasificación Documental, Instituto de Acceso a la Información Pública.
Perfiles de los Funcionarios de la Unidad de Gestión Documental y Archivos –UGDA, en las municipalidades e instituciones de gobierno.
Fuente: Lineamiento 2 para los Perfiles de los Funcionarios de la Unidad de Gestión Documental y Archivos, Instituto de Acceso a la Información Pública.
El análisis FODA se recomienda para tener la justificación técnica y realista de lo que desea hacer en la implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos - SIGDA, el cual se plasmará en el plan de trabajo debe ser un documento que cumpla con todas las formalidades que este tipo de documento conlleva:
· Portada
· Introducción
· Objetivos
· Base legal
· Contenido: Líneas estratégicas en materia Gestión Documental y Archivos - GDA a desarrollar
La información recopilada durante el diagnóstico documental nos permitirá establecer líneas estratégicas de trabajo para la implementación del SIGDA en nuestra institución. Es importante mencionar que debido a la complejidad de las actividades a realizar para el cumplimiento de los Lineamientos GDA, la implementación del SIGDA es una tarea que se debe de ejecutar progresivamente. A manera de recomendación se sugiere incluir las siguientes líneas estratégicas en el plan de trabajo:
| Líneas estratégicas de trabajo | Proyectos/Actividades a ejecutar |
| Creación de normativa de gestión documental y archivos | Elaboración de normativa básica GDA: Política institucional GDA; Manual de procesos y procedimientos de la Unidad de Gestión Documental y Archivos - UGDA |
| Manejo del archivo central | Acciones para la conservación, organización y acceso a los documentos |
| Organización de los archivos de gestión | Levantamiento de inventarios, tipos documentales y su normalización, clasificación documental, conformación del expediente, ordenación de carpetas digitales |
| Creación de instrumentos archivísticos | Elaboración de la guía de archivo |
| Valoración y selección de documentos | Crear el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos - CISED, informarse del proceso de valoración documental, elaborar las Tablas de plazo de conservación de documental |
