Guía para diagnóstico documental y plan de trabajo para iniciar la implementación del SIGDA

PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

             

El presente Diagnóstico Documental y Plan de Trabajo tiene como objeto iniciar la implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental - SIGDA. En la Guía se presentan actividades y directrices específicas que servirán de apoyo para el trabajo realizado por los Oficiales de Gestión Documental y archivos.

¿Cómo funciona un Sistema Institucional de Gestión Documental?

El Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos, consiste en el conjunto integrado y normalizado de políticas y prácticas en los sistemas de gestión de documentos y de archivos de una institución. En otras palabras, es la articulación de acciones técnicas, administrativas y políticas que tienen por finalidad modernizar la organización de la información en cualquier soporte.

Es un sistema de información que permite incorporar, gestionar y facilitar el acceso a los documentos a lo largo del tiempo. En sentido amplio, engloba tanto a las personas y procesos encargados de la gestión, como a las herramientas y la tecnología necesarias para llevarla a cabo.

A través de los cuatro componentes, es evidente que la gestión documental y la administración de archivos es un componente transversal de toda la administración, ya que no se limita al acceso a la información pública, sino más bien, éste es uno de los resultados a los que llega la adecuada gestión de documentos y archivos.

EL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE SIGDA: MEDIBLE Y GRADUAL

La implementación del SIGDA en las municipalidades e instituciones no surge a partir de la realización de una actividad espontánea y única, por el contrario, es producto de la adquisición de un compromiso institucional en busca de mejora en la gestión documental y de todas las actividades que esto conlleva. En ese sentido, la implementación del SIGDA es todo un proceso, que deberá estar en constante revisión, constituyéndose así en una actividad permanente dentro de las municipalidades o instituciones.

Elaboración del Diagnóstico Documental en la municipalidad o institución pública

 

¿Qué documentos se producen en las oficinas?

 

Diseñar una estrategia adecuada para la implementación del SIGDA implica en primer lugar conocer ¿Cuál es la situación actual de los documentos que se producen y resguardan en las oficinas? Esto nos permitirá establecer una planificación estratégica alcanzable y medible en el tiempo, con un enfoque de Dirección por Proyectos que se ajuste a la realidad institucional. A continuación se presenta un gráfico que presenta este proceso para embarcarse.

Para realizar el Diagnóstico es indispensable contar con el apoyo de las autoridades e informar previamente a las Unidades de la actividad que se llevará a cabo.

 

Paso N° 1: Realizar la Reseña Histórica institucional

·         La Reseña es una narración breve y compendiosa que permite ver la evolución, cambios y rupturas en las funciones, formas de gobierno y otras que afectaron el desarrollo de la institución e incidieron en la producción de documentos.

·         Permite conocer la evolución administrativa y de funciones que permita de alguna manera explicar la procedencia o ausencia del fondo documental acumulado.

      ·         Consultar documento para mayor detalle: Guía técnica de identificación y clasificación documental.

 

Paso N° 2: Identificación del contexto legal y administrativo

·         El conocimiento del marco legal y normativo que rige las funciones que realiza la institución es uno de los requisitos fundamentales para iniciar con la identificación documental (el cual se desarrolla en detalle en la Guía Técnica para la Identificación y Clasificación Documental)

·         Permite abonar al conocimiento del porqué se producen los documentos.

·         Proporciona los criterios para la conformación de los expedientes y la formación de series documentales

·         Abona al conocimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos, lo que genera un análisis más objetivo en la valoración y selección documental

 

Paso N°3: Diagnóstico de Series Documentales en las unidades productoras de documentos

·         Este es un ejercicio previo al proceso de Identificación Documental que nos permitirá determinar cómo las unidades productoras conforman los expedientes y series documentales.

·         Permite conocer que unidades administrativas comparten copias de expedientes y series documentales

·         Para realizar esta actividad es necesario contar el apoyo de todas las unidades administrativas de la institucion

 

Estrategia para su realización:

·         Realizar un levantamiento de documentos en cada unidad administrativa:

 

Nombre de la institución: _______________________________________

Diagnóstico de Series Documentales en las Unidades productoras de Documentos

Unidad administrativa: __________________________________________

Se busca realizar un levantamiento de documentos por oficina productora de documentos, incluyendo la información sobre el contexto de su producción, es decir, la normativa legal o de procedimientos que rige los trámites.

·         En visita a las oficinas productoras se debe de identificar además: la instalación y mobiliario donde se encuentran los documentos, los formatos o plantillas utilizadas para producir los documentos, así como la utilización de tecnologías (correo electrónico, escáner, impresoras, etc.) para la creación, reproducción y circulación de los mismos.

·         También es importante agregar las fechas extremas de los documentos acumulados en las oficinas, es decir, el año de mayor antigüedad y el más reciente.

 

Paso N°4: Diagnóstico del Archivo Central

 

El archivo central es un órgano vital para cualquier institución pública, ya que allí se reúnen los documentos que han sido seleccionados para su resguardo temporal o permanente, siendo un reflejo de la evolución institucional y fuente de la memoria nacional, por lo que debe reunir ciertas condiciones para cumplir con esta importante misión administrativa y cultural.

 

En este sentido, es necesario indagar si se cuenta con un espacio y condiciones adecuadas para crear el Archivo que abarca el depósito de los documentos, área de trabajo, área de consulta, oficina y bodega.

 

Estrategia para su realización:

El diagnóstico deberá abordar los siguientes

Infraestructura

Se debe describir la ubicación del archivo, el área total del depósito (metros cuadrados), las características de la infraestructura (tipo de pared, techos, cielo falso,) conexiones de agua, energía, drenaje.

Condiciones ambientales

Describir las entradas de aire y luz al depósito, ¿existe un control de la temperatura y la humedad? ¿Hay acumulación de polvo?

Condiciones de seguridad

En este tema, hay que plantearse las siguientes preguntas y describir a partir de ello.

·         ¿Existen protocolos en cuanto a posibles situaciones de riesgo: inundaciones, incendios, terremotos, robo?

·         ¿Existen sistemas de señalización que indiquen la salida de emergencia en caso de desastre? Si no se cuenta con las condiciones de seguridad, mayor razón hay       que señalar en el Diagnóstico.

·         ¿Con qué tipo de unidades de instalación se cuenta (en qué están resguardados los documentos)?

·         ¿Cuánta estantería de archivo hay en el depósito?

·         ¿De cuánto es el estimado del volumen documental? (se puede realizar a través de metros lineales)

·         ¿Cuánto espacio disponible queda en el Archivo Central?

Estado de la conservación

En este tema, hay que plantearse las siguientes preguntas y describir a partir de ello.

·         ¿Hay deterioro en el fondo acumulado?

·         ¿El deterioro biológico es provocado por manchas superficiales, moho e insectos?

·         ¿El deterioro químico es provocado por materiales externos que pueden dañar los documentos: clic, grapas fástener metálicos?

Estado de la organización de la documentación

En este tema, hay que plantearse las siguientes preguntas y describir a partir de ello.

·         ¿Está saturada la documentación del fondo acumulado?

·         ¿Cuál es el tipo de ordenación que posee?

·         ¿Se han identificado los documentos de valor histórico o de mayor antigüedad?

 

En síntesis en Diagnóstico Documental constituirá una herramienta fundamental para la implementación del SIGDA, de este análisis surgirá la propuesta de planificación estratégica que responderá a las necesidades puntuales de la municipalidad.

Plan de Trabajo para la implementación del SIGDA

Una vez realizado el Diagnóstico Documental tendremos los elementos necesarios para la elaboración líneas estratégicas de trabajo que se materializaran a través de proyectos realizables en materia de gestión documental para la institución.

 El Plan de Trabajo debe:

 ·         Tener un enfoque estratégico (mediano plazo, por ejemplo 3 años)

·         Ser un documento conciso, directo, donde se presenten como eje central las estrategias que la institución deberá tomar para adopción del SIGDA

·         Ser factible, alcanzable y realista en cuento a la implementación del SIGDA

·         Permite definir los principales actores y sus responsabilidades para el cumplimiento de los objetivos

·         Este documento debe de ser elaborado por el oficial de Gestión Documental

·         Servirá como propuesta de implementación del SIGDA a presentar a las máximas autoridades

 

Estrategias para su realización:

 

El Plan de Trabajo no debe sobrepasar las diez páginas, por lo que se debe sintetizar los elementos que se van a incluir, entre estos elementos están:

Introducción: en este apartado se busca responder a la pregunta: ¿Por qué debemos crear un sistema institucional de gestión documental y archivos?

- Objetivos: en este apartado se debe responder a la interrogante: ¿Qué va a lograr la institución con el sistema?

- Base legal: es este apartado se debe vaciar toda la normativa que regule la administración de los archivos: Ley de Acceso a la Información Pública, Normas técnicas de control interno específicas, Ley de Archivo General de la Nación, Ley especial de protección al patrimonio documental cultural de El Salvador.

- Resumen del Diagnóstico Documental: en este apartado se deberá hacer una síntesis de la situación de los documentos que se hizo en el diagnóstico: ¿Qué documentos componen el patrimonio documental de la institución? ¿Cómo se crean o manejan los documentos en las oficinas? ¿se cuenta con Archivo central? ¿Cuáles son sus principales deficiencias?

- Líneas estratégicas para implementación del SIGDA: se sugiere que se incorporen las siguientes líneas estratégicas, de las cuales surgirán proyectos para la ejecución de las líneas de trabajo.

Recursos necesarios: Dentro del Plan de Trabajo debe ir un apartado destinado a la gestión de los recursos necesarios para la implementación del SIGDA; la gestión de los recursos se debe orientar a dos aspectos principales:

1. Recursos necesarios para el depósito de Archivo Central: 

Se debe tener en cuenta una adecuación mínima del depósito de archivo, previendo:

§ servicios de limpieza, condiciones mínimas de iluminación y ventilación.

§ Uso de estantería y cajas normalizadas de archivo

§ Compra de una computadora

§ Materiales de protección y salud ocupacional

 

2. Para los Archivos de Gestión/oficinas:

§ Compra de carpetas, papelería y sujetadores adecuados para expedientes o documentos importantes o estratégicos

§ Mobiliario adecuado: promover el uso de los archivadores verticales, dejando la estantería cerrada para carpetas de palanca de uso del área de adquisiciones y compras, contable y financiera.

Fuente: Instituto de Acceso a la Información Pública.

Guía gráfica implementación del SIGDA

Guía gráfica implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA).

Fuente: Lineamiento 1 para la creación del sistema institucional de gestión documental y archivos, Instituto de Acceso a la Información Pública.

Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA)

El SIGDA es un conjunto integrado y normalizado de principios, políticas y prácticas en la gestión de documentos y el sistema institucional de archivos del ente obligado (Lineamiento 1 de Gestión Documental y Archivos del IAIP).

¿Cómo funciona el SIGDA?

1. En primer lugar, mediante la creación de una Unidad llamada: Gestión Documental y Archivos (UGDA). Si bien la LAIP menciona el nombramiento de un funcionario/a, éste debe contar con la autoridad que le permita elaborar normativa, velar su cumplimiento, gestionar los recursos y coordinar con todas las unidades productoras de documentos; en otros casos, con personal que labora en la red de archivos de la institución. Además, las labores administrativas mencionadas de la gestión documental requiere este grado de autoridad para ser formuladas, aprobadas, ejecutadas y evaluadas dentro del control interno institucional. En los Lineamientos 1 y 9 se podrá encontrar más detalle al respecto.

2. Seguidamente, dotar de personal idóneo según las dimensiones y capacidades de la institución. Por ejemplo, el número de unidades productoras y el volumen de documentos producidos y acumulados tanto en ellas como en el archivo central, así como la presencia en otros puntos de la capital o en el interior del país, el volumen de los archivos especializados y la demanda de éstos… son elementos a considerar para contar además con un jefe/encargado del archivo central, periféricos y especializados, ya sea dentro de la UGDA o como parte de sus respectivas dependencias; lo que se busca es ser homogéneos normativamente y descentralizados operativamente. El Lineamiento 2 aborda los perfiles de las personas que deben integrar esta Unidad y sus servicios.

3. Entender que la información es un sistema que inicia en los archivos de gestión y se expresa a través de documentos y el conjunto de estos conforman archivos que funcionan a través de un ciclo que comienza en el diseño, producción, envío-recibo, utilización, acceso y termina en la conservación y eliminación de los mismos. La carencia de su regulación ha generado la producción y acumulación incontrolada que dificulta el acceso tanto para la toma de decisiones como el ejercicio de los derechos de la población y los intereses del Estado.

4. El Archivo Central juega un papel fundamental dentro del sistema, ya que cierra el ciclo que comienza en los archivos de gestión. Permite descongestionar a los primeros archivos para resguardar aquellos documentos que previamente han sido valorados y definidos para su conservación temporal o permanente. En tal sentido, además de contar con las condiciones adecuadas de conservación, debe ser un espacio de trabajo limpio, ventilado y agradable para el trabajo bajo normas de seguridad laboral contenidas en el Lineamiento 7.

5. La normativa que regula el SIGDA es otro componente clave para su funcionamiento. Tradicionalmente esta labor ha sido empírica, práctica, carente de estándares y asociada a la "sabiduría" individual de quien ejerce estas funciones. Por lo tanto, el trabajo archivístico se realizaba únicamente cuando los documentos llegan en grandes cantidades al archivo central y no existía una articulación entre este y los demás archivos que forman parte del sistema. La normativa entonces, surge para vincular a todos los archivos del sistema, normalizar y regular las prácticas archivísticas, hacer conciencia por parte de todas las áreas productoras de documentos, para responsabilizar a la institución sobre los documentos como parte de sus activos y riesgos; y finalmente, para que el sistema sea sostenible en el tiempo.

6. El uso de las TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación) en la gestión documental debe ser una relación articulada, ya que la producción, reproducción, circulación y acceso a los documentos se realiza total o parcialmente empleando alguna aplicación o equipo informático, independientemente de la validez legal o de su formalización en papel. La falta de articulación mencionada ha contribuido grandemente a la explosión y dispersión documental generada por la reproducción excesiva e innecesaria, así como el duplicado de documentos en soportes digitales que acarrea costos adicionales (y por lo general mayores) a la papelería de oficina.

7. Finalmente, el SIGDA se traduce en instrumentos archivísticos que expresan la forma en que se organizan los documentos y su disposición. Es el producto de los aspectos mencionados con anterioridad en el cual participan las áreas productoras que garantiza además su fiel reflejo y cumplimiento de la misión y del control interno.

Fuente: Lineamiento 1 para la creación del sistema institucional de gestión documental y archivos, Instituto de Acceso a la Información Pública.

Conceptos básicos de Archivística y Gestión Documental

CONCEPTUALIZACIÓN:

Archivística® objeto ® archivos

Archivos ®     objeto ® documentos

Documento ® objeto® información  

Gestión Documental ®objeto® administración

 

ARCHIVÍSTICA:

Es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos.

TEORÍA ARCHIVÍSTICA COMPRENDE:

•       Su propia historia

•       Su objeto o ámbito de actuación

•       Su metodología

 

PRÁCTICA ARCHIVÍSTICA COMPRENDE:

•       Las técnicas y procedimientos empleados para la conservación de los documentos.

•       La difusión de la información.

 

HISTORIA DE LA ARCHIVÍSTICA:

PERIODO PRE-ARCHIVÍSTICO ®  Antigüedad – 1841

                1.1.Época de los archivos de palacio: antigüedad.

                1.2. Época de los cartularios: Edad media

                1.3. Época de los archivos de la autoridad: Antiguo Régimen.

 

2. PERIODO DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO ® Mediados siglo XIX-actualidad

                1841: Principio de procedencia: argumentado por el francés Natalis de Wailly.

                1881: Principio de orden original: argumentado por el prusiano H. von Seybel

                1898: Manual para la clasificación y descripción de los archivos. Müller, Feith y Fruin (holandeses)

   1961: Caracteres documentos. El norteamericano Theodor Schellenberg enunció         los caracteres internos y externos de los documentos.

 

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:

Ha representado el fundamento sobre el que se ha cimentado el desarrollo de la teoría archivística moderna, sirviendo de base a su eje central:

Consiste en reunir o mantener los documentos por fondos que proceden de la misma familia, la misma entidad, el mismo individuo, sin mezclar unos con otros.

 

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:

1881: El archivista prusiano H. Von Seybel enunció el principio de orden original que consiste en:

Los documentos de un fondo documental deben mantener la estructura que ha tenido durante el servicio activo, dado por la oficina productora.

SOPORTES DOCUMENTALES:

•       El papiro: soporte de la antigüedad, fabricado a partir de una planta acuática muy común en el Nilo (Cyperus papyrus). Tuvo su decadencia a la vez que el imperio egipcio, y pronto fue poco a poco sustituido por el pergamino.

•       El pergamino: fabricado a partir de la piel de animales (reses). Su ventaja principal frente al papiro es que podía escribir en el por ambas caras, además, era más duradero y más fácil de conseguir.

•       El papel: está elaborado con pasta de fibras vegetales, lo fabricaron por primera vez los chinos. Actualmente existen muchos tipos de papel: papel de arroz, papel de cristal, papel cebolla.

•       Los soportes audiovisuales: son los que reproducen el documento y su información por imágenes o sonido. Encontramos la fotografía (documento no textual) y las microformas (imágenes fotográficas remitidas de documentos que utilizan un lector para ser leídas ej. microfichas). Otros soportes son las películas, cintas, vídeos.

•       Los soportes informáticos: registran la información por medio de símbolos legibles a máquina. Ej. la cinta magnética y los discos ópticos.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

 

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:

 

  VALORES PRIMARIOS:

•       Administrativo: está en los documentos producidos o recibidos por cualquier                           entidad con el objeto de responder a una necesidad administrativa mientras        dura su trámite

•       Contable: tiene utilidad o aptitud para dar soporte al conjunto de cuentas de la institución.

•       Fiscal: expresa movimientos de dinero y sirve de testimonio para las obligaciones tributarias.

•       Legal: testimonio ante la ley y ante las instituciones que velan por la aplicación de determinada ley. También tienen este valor aquellos documentos del Estado que afectan el orden general: decretos, acuerdos, actas, resoluciones; y otros que sustentan derechos reales, registro civil, contratos, convenios, etc.

•       Jurídico: son aquellos que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común. Ejemplo: poderes, testamentos, denuncias, recursos, juicios, escrituras públicas, etc. 

VALORES SECUNDARIOS:

•       Cultural-histórico: son aquellos que sirven de instrumento de información para el usuario, para la entidad y como fuente de investigación auditora, económica, social, científica, histórica, etc. Ejemplos: memorias anuales, reportes e informes de labores, de investigaciones o asuntos relevantes y correspondencia de las máximas autoridades. Abarcan los documentos que definen funciones específicas de una institución pues norman procesos técnicos y operativos. Ejemplos: manuales, proyectos, programas, normativos.

•       Valor técnico/científico: Son aquellos producidos por una institución o instancia en su aspecto misional, así como estudios técnicos sobre temas sociales, legales, económicos, científicos, etc. 

Conceptos básicos de Archivística y Gestión Documental

Haremos una introducción a la identificación y apropiación de los contenidos sobre el marco conceptual de la archivística y la gestión documental, haciendo énfasis en la importancia de ambos elementos para modernizar la organización de la información pública.

 

Como personal técnico de las unidades de gestión documental y archivos, el manejo de los conceptos básicos en estas áreas permitirá llevar a cabo las funciones sustantivas que exigen los Lineamientos de Gestión Documental y Archivos (GDA) para la implementación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA).

 

La generación de competencias en archivística requiere el manejo de conceptos básicos en relación a esta materia. La ausencia de profesionalización (grado académico especializado para archivística y la gestión documental) en esta materia dificulta el desarrollo de estas competencias. Preguntas como:

¿Qué es la archivística?

¿Cuál es su objeto de estudio?

¿Qué es un archivo?

¿Qué es un sistema institucional de archivos?

¿Qué es la gestión documental?

Son algunas interrogantes cuyas respuestas todo personal técnico de una UGDA debe conocer. A manera de síntesis y de forma general trataremos de dar respuestas a esas interrogantes.

 

 

¿Qué es la archivística?

Dentro de las ramas de saber humano, la archivística se ha consolidado como una ciencia que agrupa el conjunto de conocimientos sistemáticos referentes a la organización de la información, y que puede conceptualizarse de la siguiente forma: "es el estudio teórico práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos, entendiendo por archivo tanto a los documentos como a su entorno, su organización en edificios e instalaciones adecuadas" (Consejo Internacional de Archivos).

 

De la definición anterior podemos identificar dos ideas principales:

1.      El objeto de estudio de la archivística son los archivos a través de una teoría y práctica metodológica.

2.      Existen dos acepciones del concepto de archivo:

La primera vinculada al conjunto orgánico de documentos producidos en el desarrollo de una actividad (versión moderna).

Y en segundo lugar, vinculada al lugar donde se guardan los documentos (versión tradicional).

Si bien es cierto, en la actualidad se utilizan ambas acepciones a cerca del término "Archivo", para efecto del desarrollo de este tema, nos enfocaremos en la primera acepción. Con el objeto de comprender ¿Qué es un archivo? ¿Cómo se compone un archivo? y ¿Qué es un documento?

¿Qué es un archivo?

Denominamos archivo al conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de cualquier época o cualquier soporte, incluidos los informáticos. De la definición anterior, es importante destacar su característica como conjunto orgánico, es decir, los documentos son el resultado de un proceso natural fruto siempre de unas funciones administrativas encaminadas a realizar un servicio público. Por tanto, nunca podremos llamar archivo a una colección de documentos resultado de un acto voluntario tendente a acumular información para ponerla al servicio de una colectividad como hace un centro de documentación, o bien a la reunión de documentos dispersos reunidos sólo por su materia como si de piezas de museo se tratarse.

 

¿Qué es un documento?

 

Los archivos se componen de documentos que constituyen un registro de información fijado en un soporte, que sirve de prueba o testimonio material de un hecho o acto de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas como consecuencia del ejercicio de sus actividades.

No todos los documentos son iguales, los hay según su naturaleza, su función, su soporte, etc. En el caso que nos ocupa, nos referimos a los documentos de archivo que se definen como aquellos que son producidos en cualquier soporte físico (papel, películas, magnéticos, digitales y electrónicos) expresados ya sea en texto, imagen, sonido y multimedia el cual es producido-recibido-acumulado por determinada gestión, proceso o actividad; y es de carácter auténtico, objetivo, imparcial, seriado, único y forma parte de un conjunto orgánico de documentos. A esto podemos agregar que, si es producido dentro de la administración pública, éstos se encuentran regulados directa o indirectamente por un marco normativo ya sea de tipo legal (ley, reglamento, etc.) o de procedimientos (manuales, instructivos) internos de la institución.

 

Estructura del documento

 

Soporte: es lo que ofrece corporeidad física, existen soportes de transmisión directa (papiro, pergamino y papel) e indirecta (se exige la transmisión a través de una máquina intermediaria que son los documentos audiovisuales y los soportes informáticos).

Información: se refiere al hecho que se transmite.

Registro: se refiere a la fijación de la información en el soporte, mediante impulsos o informes electromagnéticos, manuscrita e imprenta. 

 

Asimismo, los documentos poseen caracteres externos e internos que los identifican como tal, entre estos podemos mencionar: 

 

Externos	Internos
Clase: textual, gráficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos. Tipo: jurídico, administrativo, literario, artístico (por su estructura) Formato: carta, oficio, disquetes, JPG, medidas en milímetros base por altura. Cantidad: folios, volúmenes, bits. Forma: original, copia simple, copia certificada.	Entidad productora: autor puede ser persona física, pública o privada. Fecha de producción: datación crónica. Lugar de producción: datación tópica. Orígenes funcionales: función. Contenido: asunto o tema.

 

Entre los elementos que identifican a los documentos encontramos:

AUTENTICIDAD: elementos que identifican su validez, que no es falso. Ha sido creado o enviado por la persona y el tiempo que se presume.

FIABILIDAD: su contenido puede ser creído como una representación exacta y completa.

INTEGRIDAD: completo y no ha sido alterado.

MANEJABILIDAD: es accesible, puede ser localizado, recuperado y se puede utilizar.

 

Uno de los aspectos que se debe de tomar en cuenta cuando se habla de documentos es su ciclo de vida, los documentos poseen etapas sucesivas por las que atraviesan, desde su producción o recepción, su utilización hasta su conservación y eliminación. Cada una de estas etapas son reguladas por la gestión documental como se verá más adelante.

Aunado a lo anterior, los documentos poseen valores que es preciso identificar y determinar pues de ello depende el tratamiento archivístico en cada una de las etapas mencionadas, siendo éstos:

Valor primario: se refiere a la razón primaria por la cual son creados los documentos, es decir para dar cuentas, informar o tomar decisiones que afectan a determinados segmentos de la población, de la legislación y en fin, del quehacer público. Estos son:

Administrativo: está en los documentos producidos o recibidos por cualquier entidad con el objeto de responder a una necesidad administrativa mientras dura su trámite, el cual puede contener además uno o varios de los valores siguientes:

·         Contable: tiene utilidad o aptitud para dar soporte al conjunto de cuentas de la institución.

·         Fiscal: expresa movimientos de dinero y sirve de testimonio para las obligaciones tributarias.

·         Legal: de testimonio ante la ley y ante las instituciones que velan por la aplicación de determinada ley. También tienen este valor aquellos documentos del Estado que afectan el orden general: decretos, acuerdos, actas, resoluciones; y otros que sustentan derechos reales, registro civil, contratos, convenios, etc.

·         Jurídico: son aquellos que se derivan derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común. Ejemplo: poderes, testamentos, denuncias, recursos, juicios, escrituras públicas, etc. 

·         Técnico/científico: son los producidos por una institución a través de instancias específicas que reflejan aspectos misionales, es decir, la razón para lo cual fueron creadas; entre los cuales pueden comprender expedientes, informes y estudios técnicos sobre temas sociales, legales, económicos y de otra índole que reflejan.

 

Valor secundario: se refiere a valores que los documentos -ya sea en general o determinados- adquieren con el tiempo o incluso, al momento en que éstos son producidos a raíz de procesos sociales, políticos, económicos, culturales  y que por lo tanto, merecen su conservación, acceso y difusión para construir la memoria colectiva, el desarrollo de las ciencias y en muchos casos, la justicia y reparación a los derechos de la población o a los intereses del Estado.

De lo anterior es necesario aclarar que los documentos pueden contener más de un valor, sea primario y secundario a la vez, pero identificarlos requiere de la metodología archivística de identificación documental para tomar todas las medidas necesarias que garanticen los elementos de autenticidad, fiabilidad, integridad y manejabilidad en todo el ciclo de vida.

Podemos decir entonces que el objeto de estudio de la archivística son los archivos, los cuales a su vez están compuestos por documentos que se constituyen como el soporte a través del cual se maneja la información.

                                     

Desde la teoría archivística se han tomado dos principios fundamentales que buscan organizar la información:

Principio de procedencia, consiste en reunir o mantener los documentos que proceden de una misma familia, la misma entidad, el mismo individuo, sin mezclar los unos con los otros.

Principio de orden original, los documentos de un fondo documental [MLC1] deben mantener la estructura que han mantenido durante su servicio activo. 

 

La tradición archivística y sus realidades

No obstante la teoría básica planteada, la práctica archivística en cada país está determinada por su propia tradición, es decir, que no todos los archivos funcionan de la misma manera, ya que está condicionado por aspectos fundamentales como lo la legislación y la formación de profesionales en la materia, los cuales varía en cada lugar y de ello se derivan diversas experiencias en cuanto a cómo se concibe un archivo y el tratamiento a los documentos de archivo.

En el caso salvadoreño se ha identificado que diversas prácticas de archivo en las instituciones públicas, donde se puede encontrar una o varias formas a la vez: bodega de documentos, archivos centrales con todos los documentos de la institución, archivos centrales destinados los documentos del negocio principal de la institución, oficinas productoras con archivos acumulados; e inexistencia de archivos centrales.

 

Ante esta situación, se propone implementar un sistema institucional de gestión de documentos y archivos, de tal manera que se integren todos los mencionados en el párrafo anterior y funcionen de manera coordinada, bajo normas y estándares que garanticen la organización, conservación y el acceso durante todo el ciclo del mismo, para fines propios de la institución y para la población mediante las garantías que establece la LAIP.

 

¿Qué es un Sistema Institucional de Archivos?

 

El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es el conjunto de Archivos que debe existir en toda institución y sobre el cual se van a desarrollar todas las actividades de la gestión documental. Es importante mencionar que todas las instituciones poseen un SIA, que está compuesto por los siguientes tipos de archivos:

¿Qué es la gestión documental?

 

La gestión de documentos es relativamente nueva en la literatura técnica, sus orígenes se remontan al concepto de record management, acuñado en la teoría administrativa norteamericana del siglo XX.

La gestión de documentos basa sus planteamientos en el control sobre la producción, uso y disposición del documento a lo largo de todo el ciclo de vida, entendida como la sucesión de etapas o fases por las que atraviesa un documento desde su creación hasta su disposición final, con el fin de mejorar la eficiencia y transparencia en la administración pública.

 
Podemos definir la gestión documental como: el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo, organización y difusión de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Con este nuevo enfoque, se pasa de la tradición archivística en la cual los documentos son tratados hasta su llegada al archivo central, a lo cual se pretende modernizar mediante la incorporación de actividades administrativas tales como la planificación, normatividad, evaluación y articulación con las tecnologías de la información y comunicación según estándares internacionales sobre la materia.

Desde el año 2015 se viene trabajando con el Modelo Regional de Gestión de Documentos y Administración de Archivos elaborado por la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) que reúne a los entes garantes del acceso a la información y a los archivos generales nacionales para estandarizar este nuevo enfoque y aplicarlo a la administración pública de cara a la transparencia y asegurar la memoria del presente para el futuro. 

 

Fuente: Instituto de Acceso a la Información Pública.

---

 [MLC1]Sin definir previamente